PROTOCOLO DE CORRESPONDENCIA

A diferencia de la correspondencia personal, no debe estar escrita nunca a mano. Como dijimos en el capítulo de hablar por teléfono la carta debe tener una buena presentación pues es la imagen de nuestra empresa. Muchas personas se podrían hacer una idea equivocada por el hecho de enviar una carta mal escrita, con faltas de ortografía, tachones, etc. Recuerde que es muy importante la claridad en los conceptos y una buena presentación.
El papel, siempre debería ser blanco, con membrete y logotipo, o simplemente el membrete, en el cual deben figurar todos los datos de la empresa: nombre, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico y dirección web si se tiene. El papel debe ser de buena calidad sin llegar al "cartón", difícil de doblar y ensobrar. El tamaño utilizado por excelencia es el DIN A4 (21,5 x 29, 5) debido a la popularización de las impresoras con cargador de papel que soportan este estándar. También es posible utilizar el tamaño folio (21,5 x 35).
Como dijimos no escriba nunca correspondencia comercial a mano. Puede utilizar la máquina de escribir (manual o eléctrica) o el ordenador. El tipo de letra a utilizar deberá ser de un tamaño adecuado (unos 10 puntos por pulgada está bien), y la fuente debería ser clara y legible (Times New Roman, Arial, Helvética o similar), evitando utilizar esas fuentes tan "bonitas" que tenemos en nuestro ordenador. Procure evitar utilizar más de dos tipos de letra distintos en sus cartas, utilizando varias fuentes para remarcar cada palabra, quedando su carta como una exposición de tipos de letra.












El sobre. Uno de los más utilizados es el conocido como sobre de "ventana". Este sobre se caracteriza por tener una ventana transparente, que nos permite ver la dirección del destinatario; la ventaja es el ahorro de tener que añadir los datos del destinatario en el sobre (y el ahorro de tiempo y de una etiqueta exterior). La medida más utilizada es el tamaño 22 x 11, 5 aunque dependiendo del tamaño de la papelería de la empresa puede ser diferente. El sobre debe tener la dirección de la empresa y opcionalmente su logo. A diferencia de los sobres personales, en los sobres comerciales, el remite (datos del remitente) suele ir colocado en la parte delantera del sobre.
Pondremos los datos del destinatario en la parte superior derecha, aunque también se admiten en la derecha. Debajo dos o tres líneas después la fecha (datar la carta), con el lugar desde donde se escribe (León, a...). Mejor utilizar la fecha con mes que con dígito. En muchos casos indicar s/ref o n/ref (ver abreviaturas), significa que se hace referencia al asunto tratado.
PROTOCOLO DE TARJETAS
A la hora de utilizar y confeccionar tarjetas de visita, deberemos analizar el uso de las mismas: personal o profesional. El formato más utilizado para ambos casos es la tarjeta de 9,5 de ancho por 5,5 de alto (cms). El color siempre blanco o marfil, para tarjetas personales, y para uso profesional/empresarial, se pueden admitir diseños y colores mucho más atrevidos. El sobre a utilizar, deberá ser del mismo tamaño, color y tipo de papel que la tarjeta de visita. Los datos indicados en la misma varían dependiendo del uso. Las tarje tas de visita personales ponen el nombre de la persona con sus dos apellidos, y debajo si lo desea el nombre de su pareja/cónyuge. Aunque aún se utiliza, está cayendo en de uso la utilización del nombre de la esposa, su primer apellido y luego seguido "del primer apellido del marido". Por ejemplo Carlos Redondo Silvarius y debajo María Jensen de Redondo. Ahora es más habitual poner sus nombres completos. En la parte inferior (centrado o parte inferior derecha) la dirección y si lo desea al teléfono. En estas tarjetas no se debería poner cargos de empresa ni departamentos. Sólo se admite en títulos nobiliarios.
Estas tarjetas de visita profesionales pueden contener los datos de cualquier tarjeta de visita de uso personal, más el logo de la empresa, el cargo o departamento ocupado (justo debajo del nombre), y la dirección de la empresa. En determinadas tarjetas figura en la parte inferior izquierda la dirección de trabajo y en la parte inferior derecha la dirección particular del titular de la misma. Suelen hacerlo representantes de comercio para que estén mej or localizados debido a su movilidad.
Hay personas, generalmente profesionales, que utilizan sus tarjetas para ambos ámbitos, debido a la similitud de las mismas. (Solo se diferencian en que debajo del nombre ponen la profesión: médico, veterinario, etc). No suelen contener ningún logo, y la dirección del negocio o consulta, suele coincidir con su domicilio o la misma dirección aunque distinto piso o planta. Se pueden hacer dos tipos distintos con la profesión y sin la profesión, aunque como hemos dicho, suelen utilizarse las mismas.


PROTOCOLO PARA HACER UNA CARTA

Es evidente que el uso de las nuevas tecnologías está dejando a un lado la práctica de escribir cartas tradicionales, de nuestro puño y letra. Aunque antes de la "popularización" de los ordenadores personales, el teléfono ya había dado un importante "golpe" a este medio de comunicación: la carta manuscrita. No obstante, aún seguimos utilizando este medio para determinadas ocasiones que ahora veremos.Con respecto a como realizar una carta (tratamientos, membrete, fecha, destinatario, cuerpo, despedida,
Antefirma y firma) puede ver en este mismo capítulo de la correspondencia, el tema correspondiente donde se explica con detalle.
Si hablamos de escritura las principales cartas utilizadas habitualmente son (aunque existen otras muchas, tantas como motivos tengamos para expresar algo):
poner la fecha después a quien te diriga pones querida/os tenga una letra visible que el lector no tenga dificultad de leer, respetar los puntos y comas, corregir la ortografía.
fecha remitente (non. de quien escribe, dirección, ciudad, cp.)destinatario (nombre dirección colonia delegación cp.) saludo, contenido, explicación,, claridad, limpieza, datos correctos, firma
Fuente(s):Una pregunta es comercial o personal tu carta? no lo especificaste














Los elementos de una carta todos son los mismos, pero depende mucho tu enfoque hacia quien va dirigida.
ü Fecha
ü -Destinatario
ü -Un Pequeño Saludo
ü .-Texto o cuerpo de la carta
ü -Despedida y- firma..

CLASES DE CARTAS:

1. CARTAS DE AGRADECIMIENTO.
Son aquellas en las que expresamos nuestras más sinceras gracias por un favor realizado, por una ayuda prestada, por una hospitalidad recibida, etc. Aunque el teléfono ha dado al traste con la mayor parte de ellas. 2. CARTAS DE DISCULPA.
Aquellas cartas que escribimos para disculpar cierta incorrección, actitud o error cometido en el transcurso de un encuentro. Generalmente se da la razón por la que cometió el error o por la falta de asistencia.
3. CARTAS DE SOLICITUD.
En determinadas ocasiones necesitamos información, datos sobre un producto o servicio, un empleo, etc. En todas ellas habrá que expresar de forma muy clara el objeto de la misma, de forma breve y clara.4. CARTAS DE FELICITACIÓN.
Si desarrollamos una mínima vida social, hay múltiples ocasiones en las que poder felicitar. Desde el nacimiento de un nuevo bebé, hasta un ascenso en el trabajo, la obtención de un título académico, etc. Aunque la mayoría de ellas comparten una estructura común, podemos encontrar diferentes maneras de expresarlo por medios escritos.5. CARTAS DE PRESENTACIÓN.
Aunque son cartas que prácticamente no se utilizan la actualidad, en otros tiempos fueron muy utilizadas para darse a conocer en el nuevo entorno donde se iba a desarrollar nuestra vida laboral o profesional. Hoy día se utiliza la presentación personal, por que se juzga más conveniente y directa. No obstante si queremos hacer llegar más detalles nuestros, no está demás redactar una carta de presentación para nuestros superiores o compañeros de trabajo o profesión.
6. CARTAS DE INVITACIÓN.
Aunque lo habitual es confeccionar una "invitación" para la mayor parte de celebraciones, existen muchas otras ocasiones en que invitamos a un reducido grupo de amigos, familiares o compañeros de trabajo y no se hace necesaria tal formalidad; si queremos algo más que una llamada telefónica, podemos recurrir a una carta de invitación.





PORTAFOLIO DE SERVICIO DE LA ORGANIZACIÓN
Un portafolio de servicios es un documento en el cual se contempla la información básica y precisa de una empresa.
Mediante el Portafolio de Servicios, la empresa da a conocer en forma detallada las cosas, elementos, productos y servicios que ofrece a sus clientes.
También se puede denominar cartera de servicios, y su significado es lo mismo.
PARTES QUE COMPONEN UN PORTAFOLIO DE SERVICIOS
ü Breve reseña histórica de la empresa.
ü Visión
ü Misión
ü Objetivos de nuestra empresa
ü Productos
ü Servicios
ü Garantías
ü Socios
ü Proveedores
ü Respaldos
ü Clientes de la empresa
ü Datos de contacto como:
- correo electrónico,
- dirección,
- teléfono,
- fax etc....
Esta información debe ser breve pero concisa de tal manera que en pocas palabras el cliente o prospecto la tenga en cuenta y le sea atractiva la propuesta que la empresa desea proyectar.
Por lo tanto es indispensable que la imagen corporativa sea de lo más presentable y llamativa sin faltar a los recursos protocolarios que la gestión amerita.

CARACTERISTICAS Y CONTENIDO:

Debe ser un Diseño integral con la imagen de la empresa que ofrece los servicios, la mejor manera de entregar un portafolio de servicios es que este mismo sea una solución para tus potenciales clientes.
En la actualidad, las grandes carpetas con mucho papel han pasado de moda, el cliente busca soluciones y que mejor que ofrecerle una antes de siquiera haber hecho un negocio con el.
En cuanto a el ofrecimiento de servicios es muy importante que el cliente sepa que es lo que le ofrecemos (contenido), una breve descripción en un lenguaje sencillo y no muy técnico, para que sea entendido por el futuro cliente, concisa y directa.
Y obviamente los beneficios a obtener los cuales deben ser mas que simples líneas... una invitación.
Pregúntate esto: "si soy un cliente, por que quiero contactar con esta compañía? Que puede hacer para mi corporación, etc?" Organiza el contenido para este perfil basándote en el punto de vista de los clientes.

CÓMO SE CREA UN PORTAFOLIO DE SERVICIOS
En el portafolio de servicios de una empresa lo más importante es dar a conocer los servicios o el conjunto de servicios que ofreces, esta se plantea mediante una lista de aquellas cosas que tu empresa o para la que trabajas le puede ofrecer a sus clientes.

651.7
Materia(s)
Normas técnicas; Documentos comerciales; Técnicas de oficina; Cartas; Actas; Circulares (Correspondencia); Certificados; Hojas de vida; Colombia;
Nota(s)
CONTENIDO: NTC 3393 Elaboración de cartas comerciales -- NTC 3234 Elaboración de circulares -- NTC 3397 Elaboración de memorandos -- NTC 3394 Elaboración de actas administrrativas -- NTC 3588 Elaboración de informes administrativos -- NTC 3369 Guía para la elaboración de sobre comerciales -- NTC 3580 Guía para la elaboración de hoja de transmisión por telefax -- NTC 3235 Mensaje telegráfico -- NTC 4176 Elaboración de certificados y constancias -- NTC 4228 Elaboración de hoja de vida.
Resumen
Documento práctico para guiar la elaboración de cartas comerciales, actas administrativas, informes administrativos, hojas de vida, memorandos, elaboración de hojas de transmisión por telefax, mensaje telegráfico, elaboración de certificados y constancias. Las Normas Técnicas Colombianas tienen como objetivo principal crear herramientas que faciliten la gestión documental en las empresas oficiales y privadas, con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de sus comunicaciones

Normas técnicas colombianas para la elaboración de documentos comerciales para presentación de informes INCONTEC
Se pude definir que las normas incontec son pautas muy importantes a la hora de la presentación de un escrito, ya sea en trabajos, tesis, monografías, proyectos, ensayos, informes, etc.
Ya que lo que se quiere llegar a obtener es un escrito con buena presentación, tanto estética como ortográficamente, verificando unas márgenes, espacios y signos de puntuación.

Teniendo en cuenta lo que son en la portada, el titulo claro y conciso del tema que se vaya a tratar, realizar una tabla de contenido sobre los temas, introducción, conclusión, notas de pie de página, cuerpo del trabajo, bibliografía, referencias, anexos, recomendaciones.
Se podría decir que el objeto central de esta norma, es establecer etapas y procedimientos que se deben seguir para obtener un buen resultado de la presentación de un trabajo de investigación.

Basada en la misma, cualquiera que sea en grado de profundidad del informe. Desde la observación metódica hasta la construcción teórica compleja, siguiendo los parámetros e ideales del autor, ya que él puede expresar pensamiento, sensibilidad, imaginación y plasmar una creación estética a su gusto, sin dejar de lado las normas previamente establecida por el incontec (instituto colombiano de normas técnicas y certificación).

Las normas técnicas no solo son utilizadas para presentar trabajos, también es aplicada en estándares de calidad para: empresas, hoteles, restaurantes, calidad, turística, personal, entre otros. Estas se aplican para certificar la calidad de los productos, servicios, infraestructura, personal calificado, entre otros.

La Normalización es la actividad que establece disposiciones para uso común y repetido, encaminadas al logro del grado óptimo de orden con respecto a problemas reales o potenciales, en un contexto dado. En particular, la actividad consta de los procesos de formulación, publicación e implementación de normas.
Le certificación incontec trae algunos beneficios como le es: el respaldo de la relación comercial en cualquier país del mundo, marca diferencia de las demás empresas al momento de la certificación, ya que trasmite a sus clientes la confianza necesaria sobre el desempeño, eficacia y también el en producto que dicha empresa comercialicé.
Claro está que para obtener dicha certificación se debe cumplir con una serie de de requisitos como lo son: una revisión previa, auditoria en lugar, otorgamiento y seguimiento por unos periodo predeterminados. Esto es un estudio que se realiza para saber si la empresa cumple a cabalidad con los requisitos exigidos por el incontec, aunque esta certificación es voluntaria, día a día las empresas trabajan para la consecución de dicho certificado ya que este les trae algunos beneficios para su organización como: en el Desarrollo empresarial de la empresa a nivel financiero, productivo, tecnológico y del mercado, a su vez en la Demostración de la competitividad empresarial mediante consecución de la certificación, Mejoramiento de la calidad de procesos y productos, al poder acceder a la normalización técnica, alto nivel de reconocimiento comercial y buen desempeño por la optimización de recursos y calidad de vida

NORMAS DE CALIDAD, APLICADAS A LA ELABORACION Y PRESENTACION DE DOCUMENTOS
Elaboración de documentos te es una norma técnica Colombiana que sirve para realizar un documento o comunicación escrita, como se es llamada en el ámbito de las empresas, esta es utilizada para manejar información, entre empresas, personas naturales y así mismo para la relación entre empresas y empleados .Estas nos muestran una forma correcta de realizar las cartas administrativas; como lo son sus estilos, sus zonas, sus partes, sus aspectos más importantes, sus generalidades y sus márgenes. Todo esto en relación a la elaboración de una carta correcta y excelente
v ELABORACIÓN DE SOBRES COMERCIALES:
Esta norma es importantísima en una unidad de correspondencia; ya que a la hora de enviar por correspondencia una carta administrativa o documento en especifico de la institución, este nos sirve como una cubierta que guarda y protege el documento que guardemos dentro, todo esto para la protección de envío y de una entrega segura.
Básicamente los sobres comerciales, son muy utilizados por las empresas; en estos se especifican diferentes datos de grandísima importancia, como lo son; el destino (local, nacional o internacional), su aplicación (oficio, tarjeta o manila) también se especifican las zonas en las cuales va ubicada la información, también los datos (remitente y destinatario) sus partes y los aspectos generales de este documento; todo esto del documento que se envíe dentro del sobre comercial.
v ELABORACIÓN DE MEMORANDOS:
La norma técnica Colombiana para la elaboración de memorandos, es igualmente de importante como las demás, ya que es una comunicación escrita de carácter interno de toda empresa; ya que esta se utiliza para transmitir informaciones, orientaciones, y pautas de las diferentes dependencias, como lo sean locales, regionales, nacionales o internacionales.
Esta misma norma con lleva a distintas especificaciones importantísimas como lo son sus clasificaciones, estilos, sus requisitos (márgenes y partes del documento) y así mismo sus aspectos generales; para así contener una documentación muy buena dentro de la empresa y sus empleados.

v ELABORACIÓN DE ACTAS ADMINISTRATIVAS:
La norma especificada a continuación que es de la actas administrativas es importantísimos en el tratado de información dentro las empresas e instituciones; ya que este es un documento en el cual se muestra y consta lo sucedido, tratado, mencionado y acordado dentro de una reunión empresarial.
En esta se muestran las diferentes clases de actas que existen, como lo son las registradas y no registradas:
REGISTRADAS:
Documento que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.
NO REGISTRADAS:
documento que corresponde a reuniones de sociedades; ya que obligan a cumplir condiciones especificas de la entidad competente.
En estas actas se muestran básicamente distintos requisitos, como lo son los generales (márgenes, titulo, numeración, presentación, relación) y los específicos (razón social, titulo, denominación, fecha, hora, lugar, asistentes, invitados, ausentes, orden del día, desarrollo, convocatoria, firmas, aspectos generales); todas estas que son de gran importancia, como se especifica en la norma.
v ELABORACIÓN DE HOJA DE VIDA:
Básicamente, esta norma es importantísima para la relación entre personas que laboran en una institución o empresa; en esta se relacionan los datos personales, estudios, experiencia y referencias que califican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad o labor.
En esta norma técnica Colombiana, se muestran los diferentes requisitos, como lo son las márgenes del documento, sus partes también son mostradas (como lo son los datos personales, estudios, experiencias, investigaciones, referencias, fecha), y así mismo los aspectos generales, para mostrar y desarrollar una hoja de vida excelente.
v ELABORACIÓN DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS:
La norma de presentación de certificados constancias, es de igual importancia como las demás, dentro de la documentación empresarial; estos se definen como:
CERTIFICADO:
Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la veracidad y la legibilidad de un hecho o un acto solemne (acontecimiento acompañado de formalidades necesarias para la validez de un hecho o un acto judicial, ceremonia, juramento o norma)


CONSTANCIA:
Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad.
En esta se muestran, diferentes aspectos para una elaboración correcta y un contenido completo; sus estilos en los cuales se puede desarrollar, márgenes, las diferentes partes (cargo, fecha, número, identificación, texto, firma, transcriptor) y así mismo se muestran sus aspectos generales de presentación de las mismas.



ELABORACIÓN DE INFORMES ADMINISTRATIVOS:
Esta norma técnica Colombiana es importantísima dentro de la unidad de correspondencia; ya que este en forma administrativa nos da a conocer o describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto que sea de carácter administrativo.
Básicamente el informe administrativo debe contener; cuerpo del informe, su clasificación, dependiendo como se desee y también las márgenes como se especifica en la norma técnica.
Es se te puede clasificar en extenso y cortó, en este momento vamos a conceptualizar el extenso: Portada, Tabla de contenido, Glosario, Introducción, Núcleo del Informe, Conclusiones, Firma, transcriptor, anexos, bibliografía y el índice si se desea.
La precedencia
La idea de precedencia es "quien precede a quien", "quien está antes de quien", "quien tiene prioridad sobre quien"
La precedencia, es la prioridad que el protocolo determina a autoridades, personas, organismos, instituciones etc. en actos oficiales.
El orden de precedencia es, pues, el orden que asigna el protocolo a autoridades, organismos o instituciones en actos oficiales.
El orden de precedencia está regulado por leyes o reglamentos de forma estricta, de manera que no haya lugar a discusión o conflicto.
A nivel diplomático, la precedencia de los embajadores, generalmente está determinada por la antigüedad que tienen en ese país, es decir, por el orden cronológico de presentación de las cartas credenciales
En España, el orden de precedencia de cada comunidad autónoma viene determinado por el orden en que fueron aprobados sus respectivos estatutos de autonomía.
En las fuerzas armadas existe también un orden de precedencia, basado en el escalafón militar. Así existe también en la Iglesia en la Nobleza y en otras organizaciones jerarquizadas
PRECENDENCIA MILITAR
Militar proviene del Latín militarius, de miles (genitivo militis) = "soldado".
Usado como adjetivo (p.ej en Servicio militar), militar es una propiedad descriptiva de cosas relacionadas con los ejércitos y la guerra.
La precedencia de los agregados militares venezolanos estará en función de su grado, si son generales o almirantes, vendrán inmediatamente detrás del funcionario diplomático habilitado para reemplazar en ausencia al jefe de misión; si su grado es coronel o capitán de navío; irán después del ministro consejero de la embajada o legación; si son teniente coroneles, mayores o su equivalencia después del primer secretario y si son capitanes o su equivalente, detrás del segundo secretario.
El Nuncio Apostólico será siempre el decano del cuerpo diplomático acreditado ante el gobierno de Venezuela.
*La precedencia de los jefes de misión será establecida por el orden cronológico de la entrega de cartas credenciales.
*El Orden de precedencia dentro de cada misión diplomática, será el establecido por el respectivo país.
La precedencia de las fuerzas integrantes de la institución armada es la siguiente:
ü *Ejercito
ü *Marina
ü *Aviación
ü *Guardia Nacional
En las reuniones de las distintas fuerzas a igualdad de grados y antigüedad, priva la antigüedad de la fuerza.
La precedencia entre las autoridades militares será la establecida en la lista protocolar militar que elaborara la dirección de gabinete de ministro de la defensa y los comandos de fuerzas.